За да протичат гладко вашите фирмени събития, важно е процесите по организацията им да бъдат изпълнявани последователно и в подходящ срок.

Как да си осигурите успех? Като спазвате тези 4 стъпки – етапа, с чиято помощ ще имате по-добър разчет на времето и възможност за план Б, ако нещо се обърка.

Планиране и организиране на успешни фирмени събития стъпка по стъпка

За да е успешно едно фирмено събитие, трябва да бъдат съобразени редица фактори: кога ще се проведе, каква ще е целта му, какъв бюджет ще се отдели, къде ще се проведе, удобно ли е местоположението и редица други неща, произтичащи от тези. Най-важното е да планирате всичко от самото началото. Времето е от ключово значение, затова, поставете си реални срокове, които ще можете да спазвате.

1. Планирай добре времето си

Когато избирате дата за вашето събитие, предвидете си достатъчно време за организацията. Дори си отделете повече, за да сте сигурни, че всичко ще е под контрол. Колкото по-мащабно е събитието ви, толкова повече време ще ви е нужно. Освен това, ако планирате то да бъде през нишов сезон или в период на празници, трябва да се подготвите за трудности, произтичащи от вашия избор. Добре обмислете времето и подберете подходящ период за организиране на всичко необходимо: наемане на зала, организиране на кетъринг, покани, гости, вечери, настаняване, забавна програма и други.

2. Избери мъдро мястото, където ще се проведе

След като сте уточнили датата, трябва да изберете мястото за вашето фирмено събитие. Съобразете се с мащаба му, с това дали ще ви е нужен паркинг, доколко локацията е сред приоритетите ви, с какъв бюджет разполагате, нужен ли ви е кетъринг, специално озвучаване и др. Най-добре, преди да започнете да търсите място, си изгответе списък с въпроси и/или изисквания към мястото. По този начин няма да пропуснете нещо и ще можете да следите във всеки момент дали дадено нещо присъства или не.

3. Разпредели целите и задачи на отделен екип/екипи и следи как върви във всеки един момент

Браво! Вече имате дата и място. Време е да е погрижите за всичко останало. За целта, съберете екипа си, възложете им задачите, и бъдете нащрек какво се случва във всеки един момент, за да помагате при нужда. Ключът към успеха при организирането на фирмени събития е във времето и споделената работа. Когато работим в екип, всичко е бързо, лесно и свършва добре.

4. Придържай се към целите и сроковете, свързани с организацията на събитието до неговото настъпване

Не оставяйте нищо за последния момент. Важно е във всяка секунда да знаете кой какво прави по предстоящите фирмени събития. Подгответе си резервен план, ако нещо се обърка. Например, ако не стигне храната, или някой от персонала ви се разболее, кой ще поеме функциите му. Следете поканите и потвържденията на гостите, организирайте събитие в социалните мрежи, за да може да достигнете до по-голям кръг от хора. Не изпускайте нищо от организацията, защото колкото повече наближава събитието, толкова повече ще ви се струва, че забравяте нещо.
Спокойно, в началото е така. Но с времето се свиква.
Ако сте последователни през целия процес на организация, няма да имате проблем с нищо.

За организирането на вашите фирмени събития се доверете на Хотел Монтесито. Ние ще ви осигурим всичко необходимо и ще помогнем във всеки един момент, за да бъде всичко такова, каквото го планирате!