Корпоративните събития са ефективно работещ инструмент, чрез който може да затвърдите своя имидж, да поддържате интереса на служители и клиенти, както и да привлечете нови партньори. Подготовката на бизнес събитие изисква внимателно планиране и обмисляне на всеки детайл.

 

Нека разгледаме кои са най-важните стъпки при организиране на бизнес събитие.

 

Определете целта на събитието

Първата стъпка е да изберете тема и цел на събитието. Дали това ще е подобряване на имиджа сред партньори и клиенти, дали представяне на нов продукт или идея, дали искате широко медийно отразяване? Отговорите на тези въпроси ще определят концепцията на събитието ви.

 

Избор на екип и гости

Направете си списък с гостите, които ще поканите на събитието – служители, настоящи и потенциални клиенти, бизнес партньори, представители на медии, държавни институции и други заинтересовани лица. Определете екипа, който ще отговаря за събитието и ролята на всеки един участник – кой ще отговаря за популяризирането на събитието, кой ще покани гостите, кой ще направи проучване и избор на подходящо помещение и т.н.

 

Определете бюджет

Определянето на бюджета е ключово за успешната реализация на всяко бизнес събитие. Основните пера в бюджета са:

• Наем на зала за провеждане на събитието;
• Кетъринг и обслужване;
• Разходи за персонал, включително сума за транспорт и настаняване;
• Разходи за озвучаване и мултимедия;
• Бюджет за реклама, който е основополагащ за популяризирането и успеха на събитието.

 

Избор на локация

Изборът на подходяща локация е много важна стъпка в организацията на всяко бизнес събитие. Важно е да обърнете внимание на местоположението – то трябва да е удобно за гостите и партньорите ви. Също така, залата трябва да осигурява всичко необходимо за протичане на срещата – подходящ интериор, техника и обслужване.

 

Едно подходящо място за провеждане на фирмено събитие е Комплекс Монтесито. Разположен на бул. Цариградско шосе, той предлага удобна локация с бърз достъп от всички части на града. На ваше разположение са две зали:

• Зала Monte с площ от 64 кв.м и удобни маси и столове, които могат да бъдат разположени в зависимост от вашите нужди. Подходяща за семинари, бизнес срещи, обучения, уърк шоп.
• Зала Montecito Hall с площ от 400 кв.м и капацитет от 350 места. Предлага изискана и комфортна обстановка, подходяща за фирмени събития, приеми, конгреси, конференции, обучения и различни медийни събития. Оборудвана е с всичко необходимо за успешно бизнес събитие – мултимедиен проектор, екран, професионално озвучаване, високоскоростен интернет.

 

В комплекс Монтесито ще получите също така отлично обслужване, кетъринг с разнообразни храни и напитки, възможност за настаняване и открит басейн.

 

Сценарий на събитието

Как точно ще протече събитието? Ще има ли откриваща церемония или коктейл след официалната част? Направете детайлен план по минути, за да избегнете непредвидени ситуации и неловки моменти. Така ще бъдете сигурни, че времето е оползотворено максимално ефективно.

 

Цялостният план трябва да включва:

• Дата, място и час на провеждане на събитието (избор и наем на помещението);
• Организация на логистиката и кетъринга (сключване на договори, осигуряване на разрешителни);
• Планиране на настаняването на гостите, ако се налага по-дълъг престой;
• Подробен сценарий на събитието по минути;
• Изготвяне на необходимите презентации и осигуряване на мултимедия (екрани, озвучаване, осветление, интернет);
• Занимания и забавление на гостите в паузите;
• Намиране на спонсори и партньори ако това е необходимо;
• Организация на публичното отразяване на събитието;
• Промотиране на събитието в подходящите канали.

 

Популяризиране на събитието

След като сте избрали дата и място за провеждане на събитието и имате съставен ясен план, е важно да популяризирате вашето събитие, за да може да достигнете до всички потенциални клиенти и партньори, които искате да привлечете. Използвайте всички подходящи канали за целта – вашия уебсайт, страници в социални мрежи, реклама в интернет пространството, имейл маркетинг, печатни материали, брошури.