Етапи при организирането на конференция
За да организирате успешно бизнес събитие е важно да изготвите план, който да следвате. В него опишете подробно всички етапи при организацията, за да сте сигурни, че няма да пропуснете нещо.
Нека разгледаме накратко кои са основните етапи при организирането на конференция.
Тема и цел на събитието
Първата стъпка е да определите целта на конференцията, какво искате да постигнете с нея – подобряване и разширяване на партньорски взаимоотношения, включване на търговска сделка, представяне на нов проект и т.н. Необходим ви е човек, който ще води конференцията, а неговият избор зависи от темата на събитието. Той трябва да познава проекта или продукта в детайли и да може да защити интересите на компанията във всяка ситуация.
Избор на място за провеждане на конференцията
Разбира се, нужна ви е конферентна зала. Тя трябва да предлага необходимото оборудване, условия и комфорт за провеждане на събитието. За да изберете правилната зала е нужно да знаете:
- Брой участници в конференцията;
- Начин на разположение на участниците;
- Дата, час и продължителност на събитието;
- Наличие на необходимото оборудване – мултимедия, екран, микрофон, осветление, интернет достъп;
- Допълнителни услуги като кетъринг, възможност за организиране на кафе пауза;
Обърнете внимание на местоположението на залата. То трябва да е удобно за всички участници в конференцията. Ако ще има гости, които не са от населеното място е желателно в близост до залата да има място за настаняване. В такъв случай хотел с подходяща конферентна зала е удачен вариант.
Определяне на участниците в конференцията
Нужно е да решите кой ще участва във вашето събитие. Информирайте всички поканени достатъчно време преди датата, за да може да включат събитието в плановете си и да получите потвърждение за тяхното участие. Подгответе добре хората от екипа си според техните роли в събитието.
Допълнителни услуги
Освен самата работна среща, вероятно ще искате вашите партньори, колеги и клиенти да си прекарат добре и да останат приятно впечатлени. За целта е важно да помислите за някои допълнителни услуги като обяд или вечеря и различни развлечения – посещение на интересни места, СПА процедури или басейн.
Промотиране на събитието
След като всички детайли са ясни, погрижете се заинтересованите страни да научат за вашето събитие и да пожелаят да участват в него. Може да ги информирате чрез различни канали за комуникация. Ако искате конференцията да бъде посетена от популярни лица или медии, уверете се, че я промотирате достатъчно добре за да достигне до голяма аудитория.
Комплекс Монтесито – подходящо място за вашата конференция
Комплекс Монтесито предлага на ваше разположение две конферентни зали. Зала Monte, подходяща за малки и средни групи до 50 места. И зала Montecito Hall с възможност за обособяване на 350 места. И двете зали предлагат всички необходими, съвременни технологии – мултимедиен проектор, екран, озвучаване, флипчарт, безжичен интернет.
Комплекс Монтесито ще предложи на вашите гости изискан ресторант с вкусно и разнообразно меню и прекрасна градина, басейн с безплатни чадъри и шезлонги и плажен бар, комфортни стаи за настаняване, паркинг, система за електронно заключване, сейф, room service. Удобното му разположение – непосредствено до булевард Цариградско шосе – е още един плюс, тъй като предлага бърз и лесен достъп до ключови места в столицата, както с личен автомобил, така и с обществен транспорт.